Jeder der in den Sparten Gastro, Catering oder Event tätig ist, muss sich seine Aufgaben so zeit- und kostensparend gestalten wie möglich. MouseClick bietet mit seiner Office Software beste Rationalisierungspotentiale, auch in punkto Equipmentverleih. Denn moderne Tools, Software und Automatismen können die Führung eines Gastro-Betriebs merklich vereinfachen.
Das Unternehmen wartet mit zehn guten Tipps auf, wie man sich Bankettgeschäft, Einkauf, Angebotswesen und Lagerverwaltung leichter machen kann. Traditionell haben Gastronomen, Caterer und Event-Organisatoren einen hohen Wettbewerbsdruck samt hohen Kosten. Der Aufwand generiert sich aus Verwaltung, Angebotserstellungen, Rechnungen schreiben, Arbeitsvorbereitungen, Jobplanungen, Kundenkorrespondenz- und Akquise. Einsparpotentiale winken an mehreren Enden. Dabei sind zum Beispiel Energie und Strom nur ein Faktor. Als effiziente Lösung, auch für andere Bereiche, bietet sich moderne Software an.
Udo M. Schulte, Geschäftsführer der Firma MouseClick, erklärt: „Die wahren Zeit- und Kostenfresser liegen dort, wo man sie nicht vermutet: in Organisation, Kalkulation, Verwaltung.“ Ganz ohne teure Umbaumaßnahmen oder große Investitionen kann also bereits etwas bewegt werden, so der Experte. Die wichtigen Stichpunkte sind dabei optimale Organisation, das Einsparen von wiederholenden Handgriffen und eine Automatisierung der gesamten Abläufe. MouseClick wartet sogar mit einem 7-Punkte-Plan für den erfolgreichen Software-Einsatz in Gastro, Catering und Event auf.
Effizienz ist das Zauberwort
Wie so oft, ist Effizienz das Zauberwort. Wer alles sofort findet, spart schließlich Zeit und Geld. Moderne Computerprogramme sorgen dafür, dass jede Adresse nur einmal eingegeben werden muss, jedes Angebot wird kinderleicht per Knopfdruck versendet. Alle Termine, Ressourcen und Personalien sind auf einen Blick einsehbar, Reservierungen werden automatisiert. Doch nicht nur das, dieses Prinzip greift auch bei Warenwirtschaft und der Lagerverwaltung.
Mit dem neuen Ansatz kann auf das alte, dicke Reservierungsbuch verzichtet werden. Denn die Nachteile liegen auf der Hand, es ist unübersichtlich und fehleranfällig. Dank der Software wird alles übersichtlicher und es bleibt mehr Zeit für die Betreuung der Gäste. Die Ersparnis beginnt bereits auf der Webseite, auf der vorgefertigte Module platziert werden können. Sie sind mit der Software gekoppelt. Damit wissen Gastronomen zu jedem Zeitpunkt, wann welche Tische und Räume verfügbar sind. Auch den Kunden wird so ein wichtiger Einblick gewährt. Dank der neuen Übersicht werden Stornierungen und Sitzpläne optimiert. Das Reservierungs-Tool lässt sich natürlich auch bei Equipment wie Soundanlage, Grillwagen und Tischdeko einsetzen.
Als besonders zeitintensiv gilt das Erstellen von Angeboten sowie das Verfassen von Rechnungen. Wer zu jedem Kunden einen eigenen Account samt Adresse und Daten anlegt, hat immer alle Informationen griffbereit. Angebote, Bestätigungen und Rechnungen werden so viel einfacher erstellt. Versendet werden sie zumeist per E-Mail-System, das in die Software integriert ist. Es lassen sich auch Speise- und Getränkekarte sowie Gerätschaften komplett hinterlegen. Über die Formatierung der Dokumente muss man sich so kaum noch Gedanken machen, schließlich wird auch dies von der Software übernommen. Rechnungen müssen nicht zwingend neu verfasst werden, sondern die Posten lassen sich vereinfacht aus der Angebotserstellung übernehmen. Zahlungsziele bleiben immer im Blick, das System erstellt Mahnungen.
Abwicklung auf einer Plattform
Sagen sie der Zettelwirtschaft Adieu! Denn diese Vorgehensweise ist ineffizient. Stattdessen werden Kundenanfragen und Aufträge nun modern und professionell abgewickelt. Die Software macht die Pflege der Kontakte einfach und übersichtlich. Auch die Personaldaten werden zentral gesammelt, ohne Frage äußerst wichtig für den reibungslosen Ablauf einer Gastronomie. Die Fachkräfte lassen sich so besser einteilen und -planen, gerade bei Arbeits- und Urlaubszeiten.
Ein weiterer großer Pluspunkt der Software aus dem Hause MouseClick ist die Abwicklung jeglicher Arbeit auf einer einzigen Plattform. So werden Infos schnell ausgetauscht, das sorgt für eine Stärkung des Betriebsklimas und Motivation. Interne Kommunikation wird schließlich immer wichtiger. Zu diesem Themenfeld zählen die Aspekte Einsatzpläne und Ausfälle, Erinnerungen und Management, Planung von Veranstaltungen und Ressourcen sowie Mitarbeiter-Information. Jeder der Angestellten kann theoretisch zugreifen, sodass der Kenntnisstand und die Aufmerksamkeit im Betrieb merklich gesteigert werden. Das Paket wird von einem PC-gestützten Kalender abgerundet, der sich auch mobil erreichen lässt. Erinnerungsfunktionen lassen Sie nie wieder etwas wichtiges vergessen.
Oft benötigt man für Feiern spezielles Equipment. Dazu zählen Geschirr, Deko, Tischdecken und Hussen, Stühle, Tische, Bierbänke, Zelte, Fässer, Karaoke oder ein Eventgrill. Moderne Gastro-Office-Tools verfügen in der Regel über Funktionen für die Vermietung und den Verleih. Auch die Dauer lässt sich kennzeichnen. Mit hinterlegten Zeitstaffeln werden Preisstaffeln definiert. Weitere Unterstützung erfahren Sie durch das automatisierte Rückgabe-Management. Es wird auch erfasst, in welchem Zustand die Gegenstände verliehen wurden. Werden die Artikel beschädigt, erfolgt eine Dokumentation, sodass die Unkosten beglichen werden. Eine Bestandsanzeige sorgt für eine Lagerübersicht.
Folgegeschäfte per Newsletter-Funktion
Ein bereits bestehender Kundenkontakt birgt weitere Umsätze. Reaktivieren Sie Stammkunden und generieren Sie so ein Folgegeschäft. Mit der Funktion des Newsletter-Versands wird dies merklich vereinfacht. Genau im richtigen Maße bleiben Gastronomen so mit Kunden und Gästen in Kontakt. Am besten veröffentlichen Sie Aktionen und Angebote, die ganze Saison durchweg. Einträgliches E-Mail-Marketing wird somit leicht gemacht. Aktuelle Veranstaltungen erreichen die Menschen, die es interessiert. Ausgewählte Gäste könne mit Serien-E-Mails bedient werden. Längerfristige Kundenbeziehungen werden mit einem Newsletter gefestigt und auf dem Laufenden gehalten.
Profi-Tipp für Warenwirtschaft und Lagerverwaltung
Der Profi-Tipp bei der Warenwirtschaft und der Lagerverwaltung. lautet: Automatisierung. Gastronomen profitieren von Features wie einer automatischen Bestandsrechung, permanente Inventur, Absicherung gegen Betrug, Kontrolle über Bestände und einem Kalkulations-Modul sowie einer Rezeptverwaltung für mehr Einsparungen. Aufträge und der damit verbundene Verbrauch führen zu automatischen Lagerabbuchungen. Aus ihnen folgen wiederum Bestellungen bei Lieferanten. Es erfolgt eine Wareneingangsprüfung. Mit der Software lässt sich auch eine Prognose des Einkaufsbedarfs erstellen. Bei Mindestbeständen kommt es zu einer Benachrichtigung und es kann rechtzeitig nachgeordert werden.
Sinnvolle Software-Lösungen sollten nach gewissen Kriterien ausgewählt werden. Dazu zählen mehrere Faktoren wie beispielsweise Lizenzfreiheit und flexible Buchbarkeit sowie ein Passwortschutz. Das Tool muss stets aktuell sein, ohne großen Aufwand. Moderne, web-basierte Cloud-Lösungen bieten sich hier an. Alle Updates werden automatisch ausgeführt, Sie bleiben auf der Höhe der Zeit. Die Software sollte auf PC, Tablet und Smartphone nutzbar sein und mehrere Benutzer zulassen.
Zum Abschluss raten die Experten von MouseClick zu einem 7-Punkte-Plan für die Umsetzung:
1. Womit wird die meiste Zeit verschwendet, wo kann eingespart werden?
2. In welchen Bereichen ist eine Office-Software hilfreich?
3. Einbindung leitender Mitarbeiter
4. Informieren Sie sich über verschiedene Anbieter, wie zum Beispiel MouseClick Software
5. Probieren Sie einen Demo-Account aus, lassen Sie sich beraten
6. Vergleichen Sie Preise und Leistungen
7. Wie gut ist der Service des Anbieters, hat er das Know-how für Ihre Branche und die benötigte Anwendung?
Die Software-Lösung aus dem Hause MouseClick für Gastro, Catering, Event-Locations und Equipment kann kostenlos getestet werden und ist auf der Webseite des Unternehmens erhältlich.
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